Les processus de gestion rigoureusement contrôlés ne sont pas le fruit du hasard, et ils ne sont jamais complets. Comme la NASA l’a réalisé de manière déchirante en 1986 lors de l’explosion de la navette spatiale Challenger, tous les processus, majeurs et mineurs, se rejoignent pour créer un tout. L’histoire montre qu’un processus décisionnel apparemment simple dans la fabrication de joints toriques a conduit à une catastrophe. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que l’organisation quotidienne devient plus complexe, les processus (ou leur absence) peuvent entraîner une catastrophe pour l’entreprise. Le contrôle de gestion est essentiel pour s’assurer que les processus et les systèmes fonctionnent efficacement au sein de votre organisation.
Une fois que votre entreprise s’engage dans le contrôle de gestion, les pièces perfectionnées du puzzle organisationnel s’assemblent pour former un ensemble hautement efficace et optimisé.
Vous pouvez voir ici quelles sont les étapes nécessaires pour maîtriser le contrôle de gestion.
Définition du contrôle de gestion :
Qu’est-ce que le contrôle de gestion ? Pour comprendre le concept dans un contexte commercial, il est important de distinguer le « contrôle » de la « gestion ». Pour ce faire, il suffit de se rappeler ce qui suit :
Gérer quelque chose = faire quelque chose
Contrôler quelque chose = surveiller quelque chose
Également appelé « gestion du changement », le contrôle de gestion fait référence, dans un contexte de gestion, à la définition de normes, à la mesure des performances réelles et à la prise de mesures correctives. Une façon simple de résumer les étapes du contrôle de gestion est la suivante :
1- Les performances réelles sont comparées aux performances prévues
2- La différence entre les deux est mesurée
3- Les causes contribuant à la différence sont identifiées
4- Des mesures correctives sont prises pour éliminer ou minimiser la différence.
Pourquoi le contrôle de gestion est-il justifié ?
Si tous vos employés faisaient toujours ce qui est le mieux pour l’organisation, le contrôle – et peut-être même la gestion tout court – cela ne serait pas nécessaire. Mais la réalité est que vos employés sont parfois incapables ou peu désireux d’agir dans le meilleur intérêt de votre organisation. Vous devez donc mettre en place un ensemble de contrôles pour aider vos collaborateurs à éviter les actions indésirables et à se diriger vers les actions souhaitables. Le contrôle de gestion est essentiel pour votre entreprise car il permet de vérifier les erreurs et de mettre en œuvre des actions correctives, de minimiser les écarts par rapport aux normes et de maintenir votre gestion de projet sur la bonne voie. Avec un tel cadre en place, votre entreprise a beaucoup plus de chances d’atteindre ses objectifs.
Le contrôle de gestion est-il simplement « la dernière nouveauté » ?
Le contrôle de gestion n’est pas un phénomène nouveau. Dans les années 1920, Henri Fayol, ingénieur des mines, cadre et auteur, a élaboré une théorie générale de l’administration des entreprises, souvent appelée fayolisme. Il est largement reconnu comme l’un des fondateurs de la méthode de gestion moderne, et ses principes fonctionnent toujours après toutes ces années. Les militaires ont adopté ses pratiques et les respectent encore aujourd’hui. Fayol a proposé qu’il y ait cinq fonctions principales de gestion : la planification, l’organisation, la dotation en personnel, la direction et le contrôle. Et ces principes de gestion du contrôle, ou de gestion du changement, peuvent également profiter à votre entreprise.
La fonction de contrôle de Fayol est toujours pertinente dans le sens où un manager comme vous doit recevoir un retour d’information sur un processus afin d’apporter les ajustements nécessaires et d’analyser les déviations. De nos jours, certains aspects de la gestion peuvent être réalisés à l’aide de plateformes en ligne, mais les principes et les objectifs restent les mêmes. Comme l’a identifié Fayol, les éléments clés d’un processus de contrôle comprennent une caractéristique à tester, ainsi que des capteurs, des normes comparatives et une mise en œuvre.
Il n’est jamais trop tard pour opérer des changements.
Si vous souhaitez introduire le contrôle de gestion dans votre entreprise mais que la perspective vous effraie, vous n’êtes pas seul. Certains systèmes organisationnels sont énormes et complexes, alors comment voulez-vous les contrôler tous ? En bref, c’est impossible. Mais ne désespérez pas. Il est suffisant et courant pour une entreprise d’identifier et de surveiller uniquement les conditions ou caractéristiques clé de la production.
Une fois que vous avez identifié une condition ou un nombre gérable de conditions que vous voulez contrôler, vous devez intégrer les communications et les capteurs de collecte de données qui recueillent et transmettent les informations du système à la direction. Ces informations doivent être recueillies et interprétées rapidement et avec précision, puis être comparées à des normes organisationnelles ou concurrentielles prédéterminées.
Après avoir recueilli vos données et les avoir comparées aux normes initiales, vous êtes prêt à travailler sur une stratégie de mise en œuvre des changements dans les processus de votre entreprise. L’idée est qu’à mesure que vous vous efforcez d’aplanir chaque élément de votre processus, tous les éléments s’assemblent pour former une machine parfaitement huilée.
Quel investissement le contrôle de gestion requiert-il ?
De quoi devez-vous être conscient lorsque vous mettez en œuvre le contrôle de gestion ? Il faut un investissement déterminé. Tout d’abord, un manque de ressources peut entraver la capacité d’une entreprise à gérer le contrôle. Vous devez tenir compte de la formation du personnel, des logiciels statistiques et des systèmes de mesures pour éviter les inexactitudes. Deuxièmement, le décalage dans le flux d’informations peut détourner la direction des problèmes au mauvais moment de la séquence. La découverte et le rapport en temps opportun sont primordiaux.
Enfin, il y a toujours un risque d’erreur humaine, il est donc important de disposer d’un logiciel fiable qui puisse rendre les erreurs évidentes. L’exécution et la promotion du contrôle de gestion doivent venir d’en haut, car malgré les meilleures intentions, les gens ne comprennent pas toujours ce qu’on attend d’eux, ni comment ils peuvent accomplir au mieux leur travail – ils peuvent manquer de certaines capacités, formations ou informations nécessaires.
Tirez parti de techniques de contrôle approuvées
La fonction de contrôle de gestion peut être un facteur déterminant de la réussite d’une organisation. Toutes les entreprises qui prennent au sérieux leurs processus doivent envisager de mettre en œuvre le contrôle de gestion. Fayol a établi la norme selon laquelle les pratiques de gestion sont essentielles à la prévisibilité et à l’efficacité des organisations, et ces normes ont résisté à l’épreuve du temps. Un plan de gestion du changement peut fournir une orientation pour la gestion de votre processus de contrôle du changement, et documente les rôles et responsabilités associés au contrôle de gestion. Posez-vous la question : est-il temps pour votre entreprise d’intégrer le Fayolisme dans ses systèmes de gestion ?
La mise en œuvre d’une nouvelle solution logicielle est essentiellement un exercice de contrôle de gestion. Heureusement, il existe de nombreuses ressources disponibles pour aider à guider votre organisation vers une adoption réussie.
Bien sûr, le choix de la bonne solution est la première étape. Dans de nombreuses organisations agiles et progressistes, Logic2Profit a fait ses preuves en matière de résultats lorsqu’il s’agit d’améliorer l’efficacité, de réduire le chaos et d’aider les organisations à fonctionner de manière plus fluide et mieux ciblée.
Avec la bonne solution de contrôle de gestion, votre organisation a de bien meilleures chances de réussir.